Obavijest o inspekciji stigla je prije tjedan dana. Sada imate sedam dana da osigurate da je sve u redu. To ne znači skrivanje problema - inspektori to odmah primjete. Znači sistematsku provjeru da su svi sustavi, dokumenti i procedure u skladu s propisima.
Dokumentacija mora biti kompletna
Inspektori će tražiti zapise iz posljednjih šest mjeseci minimum. To uključuje dnevnike rada, evidenciju održavanja, izvještaje o incidentima, certifikate o kalibraciji opreme, dozvole za radove, dokumentaciju o obuci osoblja. Sve mora biti kronološki poredano i lako dostupno.
Provjeravate da li postoje praznine u zapisima. Zaboravljeni potpisi, nedostajući datumi, nepotpuni opisi - sve to pokreće pitanja. Ako imate prazninu, bolje je priznati i objasniti nego pustiti inspektora da to otkrije sam. Pripremate objašnjenje za svaku anomaliju koja postoji u dokumentaciji.
Fizička inspekcija lokacije
Inspektori će hodati po cijelom objektu. Prvo što vide mora ostaviti dobar dojam - red, čistoća, pravilno označavanje. To nije estetika, već pokazatelj koliko ozbiljno shvaćate procedure.
Provjeravate da su sve sigurnosne oznake vidljive i u dobrom stanju. Putanje za evakuaciju moraju biti slobodne. Protupožarna oprema na svojim mjestima, s važećim datumima pregleda. Spremnici za otpad pravilno označeni i ne pretrpani. Ovo zvuči osnovno, ali upravo ove sitnice inspektori primjete prvo.
Oprema i sustavi
Testirate sve sigurnosne sustave dan prije inspekcije. Alarmi, ventili za hitno zatvaranje, sustavi za gašenje požara. Ako nešto ne radi, morate to popraviti odmah ili imati dokumentiran plan popravka s realnim rokom.
Senzori i mjerni instrumenti moraju imati važeće certifikate kalibracije. Provjeravate datum na svakom uređaju. Ako je certifikat istekao, kalibracija mora biti obavljena prije inspekcije. Nema izgovora za istekle certifikate.
Priprema osoblja
Ljudi koji će razgovarati s inspektorima moraju znati što govore. Organizirate sastanak dan prije i prolazite kroz moguća pitanja:
- Procedura u slučaju curenja
- Protokoli za promjenu smjene
- Postupanje s opasnim materijalima
- Putevi eskalacije u hitnim situacijama
Napominjete osoblju da budu iskreni. Ako ne znaju odgovor na pitanje, trebaju reći da će provjeriti i vratiti se s informacijom. Izmišljeni odgovori su gori od priznavanja neznanja.
Inspekcija nije neprijateljski čin. To je provjera da sustavi koji štite ljude i okoliš stvarno funkcioniraju.
Tijekom same inspekcije, jedna osoba prati inspektora i bilježi što je pregledano. Te bilješke će vam trebati za post-inspekcijski izvještaj i planiranje korektivnih akcija ako inspektor nađe nedostatke.